CAPACITÉS ET COMPÉTENCES

Accueil de visiteurs, messages téléphoniques, prise de rendez-vous, rédaction du courrier… Le secrétaire passe du classement de dossiers à la saisie de documents. Il hiérarchise les priorités et traite les urgences avec une grande capacité d’adaptation.
De la petite entreprise du bâtiment au groupe pharmaceutique international, en passant par l’étude de notaire, le cabinet d’avocats, la PME commerciale, le lycée ou la direction ministérielle, les secrétaires exercent dans une multitude d’environnements. Ils sont en position d’interface avec de nombreux interlocuteurs internes ou externes, ce qui demande la mise en oeuvre de qualités personnelles et relationnelles développées.
Le secrétaire doit être :
 organisé et méthodique
 discret et courtois
 autonome
À l’écrit comme à l’oral, il s’exprime avec une parfaite aisance. Dans une grande entreprise, dans un cabinet d’affaires, la connaissance de l’Anglais est indispensable et une 3ème langue peut faire la différence à l’embauche. La maîtrise des logiciels Word, Excel, PowerPoint et de l’écriture rapide sont nécessaires.

OBJECTIFS

Directement ou par téléphone, le secrétaire accueille, oriente et renseigne ses interlocuteurs. Il assure la collecte de données, l’analyse, le traitement, la diffusion et l’archivage des informations. Il maîtrise la communication écrite (rédaction de lettres, notes, rapports) et peut travailler de façon autonome tout en rendant compte à son responsable. Il enregistre, trie et diffuse le courrier. Il organise son activité et son poste de travail en respectant les délais imposés et en intégrant les imprévus. Il peut être préparer et organiser des réunions et des déplacements et tient les agendas. Il sait également gérer les dossiers liés aux différentes fonctions de l’entreprise. Le recours aux équipements informatiques, aux ressources logicielles et aux outils de communications est indissociable de ses activités. Les outils bureautiques les plus utilisés sont les traitements de texte, les tableurs et éventuellement les bases de données.

DURÉE DES ÉTUDES

Le Bac Professionnel se prépare en 3 ans. Il est donné la possibilité de passer le B.E.P. en fin de 1ère année de Baccalauréat Professionnel aux élèves venant d’une année de 2de de Détermination. Une réorientation scolaire de l’élève, vers une 1ère STG.

FORMATION EN MILIEU PROFESSIONNEL

Des stages sont prévus durant la totalité du cycle préparant au Baccalauréat Professionnel. Ils font partie intégrante de la formation. Il permettent aux élèves de mettre en pratique les enseignements dispensés dans l’établissement. Leur durée reste à déterminer en fonction de la publication des textes officiels (en principe 8 semaines en 1ère Professionnelle et 8 semaines en Terminale Professionnelle).

DÉBOUCHÉS / POURSUITE DES ÉTUDES

Le Baccalauréat Professionnel a pour premier objectif l’insertion professionnelle mais avec un très bon dossier ou une mention à l’examen. Une poursuite d’études est vivement conseillée en BTS Assistant Manager ou Assistant de Gestion PME-PMI.

DÉBOUCHÉS PROFESSIONNELS

Selon le type d’entreprise ou selon la position du titulaire de l’emploi au sein de l’entreprise, le métier est plus ou moins orienté vers une fonction de collaboration auprès d’un ou plusieurs professionnels.
Le Baccalauréat Professionnel permet d’accéder principalement à des emplois de :
 Secrétaire
 Secrétaire Spécialisée (commercial, accueil, service du personnel…)
 Agent administratif (fonction publique)
 Employé administratif

LES DIFFÉRENTES MISSIONS

Service administratif
 Accueillir les visiteurs et réceptionner les appels téléphoniques
 Traiter le courrier, rédiger les documents
 Classer, élaborer et gérer un planning, commander les fournitures.

Service du personnel
 Gérer les absences et les présences
 Traiter les accidents du travail, inscrire le personnel à la médecine du travail
 Répondre aux candidatures spontanées
 Organiser et gérer les formations internes et externes

Service commercial
 Réserver les transports, les hôtels, les restaurants
 Aider à la recherche de nouveaux clients par téléphone ou publipostage
 Traiter les commandes, les livraisons et les factures clients, relancer les clients
 Informatiser les procédures administratives.